Aviso de Privacidad Integral

Dependiendo de la relación que mantenga con R5 y de los servicios utilizados, podremos tratar las siguientes categorías de información:

Datos de identificación y contacto

• Nombre completo.
• Correo electrónico.
• Número telefónico, cuando sea proporcionado.
• Empresa, organización o institución a la que pertenece.
• Puesto o función profesional, cuando resulte aplicable.
• Datos necesarios para la creación y administración de una cuenta.

Datos comerciales y de contratación

Cuando el usuario contrate servicios de R5, podremos tratar información relacionada con:

• Plan o servicio contratado.
• Estado de la suscripción.
• Historial de contratación.
• Información relacionada con facturación.
• Razón social o nombre fiscal.
• RFC y demás información fiscal cuando sea necesaria.
• Registros administrativos derivados de la relación comercial.

R5 podrá utilizar proveedores especializados para procesar pagos electrónicos. Cuando esto ocurra, R5 procurará no almacenar directamente números completos de tarjetas bancarias, códigos de seguridad u otra información financiera cuya administración corresponda al proveedor de pagos.

Datos relacionados con el uso de R5 Human Talent

Cuando una organización utilice R5 Human Talent u otras soluciones de evaluación de talento, podrán procesarse datos relacionados con las personas evaluadas, incluyendo, dependiendo del servicio:

• Nombre.
• Correo electrónico.
• Organización relacionada.
• Respuestas proporcionadas en evaluaciones.
• Resultados de evaluaciones.
• Indicadores, puntuaciones y métricas.
• Información relacionada con razonamiento o resolución de problemas.
• Información relacionada con personalidad laboral.
• Información relacionada con competencias o comportamiento.
• Información proporcionada durante procesos de evaluación.
• Perfiles, reportes, interpretaciones y resultados generados por los sistemas.
• Información derivada del procesamiento automatizado de las respuestas proporcionadas.

La naturaleza específica de los datos dependerá de las evaluaciones utilizadas y de la configuración determinada por el cliente.

R5 no solicitará de manera deliberada datos personales sensibles que no sean necesarios para la prestación del servicio.

Los usuarios y clientes deberán abstenerse de introducir en campos abiertos información sensible que resulte innecesaria para utilizar la plataforma.

En aquellos casos excepcionales en los que, por la naturaleza de una evaluación, servicio o información proporcionada por el propio titular, pudiera realizarse tratamiento de información considerada sensible conforme a la legislación aplicable, R5 adoptará las medidas correspondientes y obtendrá el consentimiento cuando éste resulte legalmente necesario.

R5 permite que determinadas organizaciones, empresas o usuarios autorizados incorporen información de candidatos, colaboradores u otras personas a la plataforma.

Cuando un cliente proporcione datos personales pertenecientes a terceros, el cliente declara y garantiza que cuenta con las facultades, autorizaciones, avisos de privacidad, consentimientos o bases jurídicas necesarias para proporcionar dicha información y utilizar los servicios de R5 para su tratamiento.

El cliente será responsable de determinar las finalidades para las cuales utiliza dicha información y de cumplir con las obligaciones que le correspondan frente a los titulares de los datos.

Cuando jurídicamente corresponda, R5 actuará como encargado del tratamiento de dichos datos por cuenta del cliente, procesándolos únicamente para proporcionar las funcionalidades contratadas, mantener la operación y seguridad de la plataforma y cumplir las instrucciones legítimas del cliente.

R5 no adquiere propiedad sobre los datos personales ingresados por sus clientes.

Las organizaciones y usuarios que utilicen R5 para administrar información de candidatos, empleados, colaboradores o terceros se obligan a:

• Recabar los datos de manera lícita.
• Informar al titular acerca del tratamiento correspondiente.
• Obtener los consentimientos necesarios cuando resulten aplicables.
• No introducir información obtenida mediante engaño, fraude, suplantación o cualquier medio ilícito.
• No utilizar R5 para discriminar ilícitamente a una persona.
• No utilizar los resultados generados por la plataforma para finalidades distintas de aquellas legítimamente informadas al titular.
• Mantener la confidencialidad de las credenciales de acceso.
• Limitar el acceso a los resultados únicamente al personal autorizado.
• Cumplir la normativa que resulte aplicable a sus propios procesos laborales, administrativos o de selección.

R5 podrá restringir, suspender o cancelar accesos cuando existan indicios razonables de utilización ilícita de la plataforma o riesgo para los titulares de los datos.

Los datos personales podrán utilizarse para las siguientes finalidades necesarias para proporcionar los servicios:

• Crear y administrar cuentas de usuario.
• Autenticar la identidad y controlar accesos.
• Prestar los servicios contratados.
• Procesar evaluaciones.
• Generar resultados, indicadores, reportes y análisis.
• Permitir a usuarios autorizados consultar información.
• Mantener el funcionamiento técnico de la plataforma.
• Proporcionar soporte técnico y atención al usuario.
• Gestionar contrataciones, suscripciones y renovaciones.
• Procesar facturación.
• Gestionar solicitudes y comunicaciones.
• Mantener registros administrativos y operativos.
• Detectar actividades irregulares, fraudulentas o potencialmente ilícitas.
• Prevenir accesos no autorizados.
• Investigar incidentes relacionados con seguridad.
• Proteger la infraestructura, usuarios y servicios de R5.
• Dar cumplimiento a obligaciones legales, fiscales, administrativas o contractuales.
• Atender requerimientos legalmente válidos emitidos por autoridades competentes.

Algunos servicios de R5 pueden utilizar algoritmos, modelos estadísticos, sistemas automatizados o tecnologías de inteligencia artificial para procesar información, generar análisis, identificar patrones, calcular indicadores, elaborar reportes o facilitar la interpretación de resultados.

Estos sistemas constituyen herramientas de apoyo.

Los resultados generados por R5 no deberán considerarse por sí solos como diagnósticos médicos, psicológicos, psiquiátricos ni como determinaciones definitivas respecto de una persona.

Cuando los resultados sean utilizados dentro de procesos de selección, desarrollo, promoción, gestión de talento u otras decisiones relevantes, corresponde a la organización usuaria realizar una interpretación responsable considerando el contexto, metodología utilizada y demás información disponible.

R5 recomienda evitar que decisiones con efectos significativos sobre una persona sean tomadas exclusivamente con base en una única evaluación automatizada.

Cuando resulte permitido y el titular no se haya opuesto, R5 podrá utilizar determinados datos de contacto para:

• Enviar información sobre nuevos productos o funcionalidades.
• Comunicar actualizaciones relacionadas con R5.
• Realizar encuestas de satisfacción.
• Enviar contenido comercial o promocional.
• Comunicar invitaciones a eventos, talleres o actividades relacionadas con los servicios de R5.

El titular podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir estas comunicaciones.

Durante el uso de nuestros sitios, sistemas o aplicaciones pueden generarse automáticamente determinados registros técnicos, tales como:

• Dirección IP.
• Tipo de navegador.
• Sistema operativo.
• Tipo de dispositivo.
• Fecha y hora de acceso.
• Identificadores técnicos.
• Registros de sesión.
• Páginas o módulos consultados.
• Eventos producidos dentro de la plataforma.
• Registros relacionados con errores y funcionamiento.
• Información utilizada para seguridad y prevención de fraude.

Estos datos podrán utilizarse para mantener la seguridad, funcionamiento y estabilidad de nuestros servicios; prevenir abuso; realizar análisis técnicos; diagnosticar problemas y mejorar la experiencia del usuario.

Los sitios y aplicaciones de R5 podrán utilizar cookies, almacenamiento local y tecnologías similares necesarias para:

• Mantener sesiones.
• Recordar determinadas preferencias.
• Proteger cuentas.
• Detectar accesos no autorizados.
• Analizar el funcionamiento de los servicios.
• Obtener estadísticas de utilización.

Cuando se utilicen tecnologías no esenciales que requieran consentimiento conforme a la normativa aplicable, podrán ponerse a disposición del usuario mecanismos adicionales para administrarlas.

Para operar sus servicios, R5 puede apoyarse en proveedores tecnológicos nacionales o internacionales que proporcionen servicios como:

• Infraestructura en la nube.
• Alojamiento de bases de datos.
• Autenticación.
• Procesamiento de pagos.
• Correo electrónico.
• Mensajería.
• Analítica.
• Seguridad informática.
• Inteligencia artificial.
• Soporte técnico.
• Facturación.
• Servicios profesionales, administrativos, contables o legales.

Dichos proveedores podrán procesar únicamente la información necesaria para proporcionar sus respectivos servicios y estarán sujetos a las obligaciones contractuales, técnicas o legales que correspondan.

R5 procurará seleccionar proveedores que mantengan estándares razonables de seguridad y protección de datos.

También podremos comunicar información cuando resulte legalmente necesario a:

• Autoridades competentes.
• Tribunales.
• Organismos fiscales.
• Autoridades administrativas.
• Autoridades encargadas de la procuración de justicia.

Lo anterior únicamente cuando exista fundamento jurídico o requerimiento válido para hacerlo.

Debido a la naturaleza tecnológica de algunos de nuestros proveedores, cierta información puede almacenarse o procesarse mediante infraestructura ubicada fuera de México.

Cuando esto ocurra, R5 procurará adoptar las medidas contractuales y de seguridad correspondientes para proteger la información conforme a la legislación aplicable.

R5 implementa y procura mantener medidas administrativas, técnicas y organizacionales destinadas a proteger los datos personales contra:

• Pérdida.
• Destrucción.
• Alteración.
• Uso indebido.
• Acceso no autorizado.
• Divulgación no autorizada.
• Robo.
• Tratamiento ilícito.

Estas medidas pueden incluir controles de acceso, autenticación, administración de permisos, cifrado cuando resulte técnicamente apropiado, respaldos, monitoreo, registros de actividad y mecanismos de seguridad proporcionados por nuestros proveedores tecnológicos.

No obstante, ningún sistema informático, servicio en Internet o mecanismo de transmisión electrónica puede garantizar seguridad absoluta.

Cada usuario es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso.

El usuario deberá informar a R5 cuando detecte accesos no autorizados o sospeche que sus credenciales han sido comprometidas.

R5 no será responsable por accesos derivados directamente del uso, divulgación o custodia negligente de credenciales por parte del propio usuario, sin perjuicio de las responsabilidades que legalmente correspondan a R5.

R5 conservará los datos personales durante el tiempo razonablemente necesario para:

• Proporcionar los servicios.
• Mantener la relación contractual.
• Cumplir obligaciones legales.
• Atender responsabilidades derivadas de la prestación del servicio.
• Resolver controversias.
• Mantener registros de seguridad.
• Atender solicitudes de autoridades.
• Cumplir obligaciones fiscales o administrativas.

Tratándose de datos de personas evaluadas, R5 aplica los siguientes plazos: la información se conserva mientras el cliente que solicitó la evaluación mantenga activo su servicio; una vez que dicho servicio termina, el expediente de la persona evaluada se elimina en un plazo de 30 días. Cuando el cliente no cuenta con un servicio por suscripción, el expediente se elimina a los 12 meses contados a partir de la evaluación. La eliminación comprende las respuestas, los resultados, los reportes y los datos de identificación de la persona evaluada; sólo subsisten los registros de facturación, disociados de la persona.

Una vez que la información deje de ser necesaria y no exista obligación jurídica que justifique su conservación, será eliminada, anonimizada o sometida a procedimientos razonables de bloqueo y posterior supresión.

El titular podrá ejercer sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO) respecto de sus datos personales.

El titular podrá:

• Acceso: conocer qué datos personales mantiene R5 y cómo son tratados.
• Rectificación: solicitar la corrección o actualización de información inexacta o incompleta.
• Cancelación: solicitar, cuando jurídicamente proceda, la eliminación de sus datos personales.
• Oposición: solicitar que determinados datos personales no sean utilizados para ciertas finalidades.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, deberá enviar una solicitud al correo:

La solicitud deberá contener como mínimo:

• Nombre del titular.
• Medio para comunicar la respuesta.
• Derecho que desea ejercer.
• Descripción clara de los datos relacionados con su solicitud.
• Información que permita acreditar razonablemente su identidad.

Cuando la solicitud sea presentada mediante representante, deberá acreditarse dicha representación conforme a la legislación aplicable.

R5 responderá las solicitudes dentro de los plazos establecidos por la normativa vigente.

Cuando el tratamiento esté basado en el consentimiento, el titular podrá solicitar su revocación mediante el correo señalado anteriormente.

La revocación no tendrá efectos retroactivos y podrá encontrarse limitada cuando R5 deba conservar o procesar determinados datos para cumplir obligaciones legales, contractuales o administrativas.

El titular podrá solicitar la limitación del uso o divulgación de sus datos personales escribiendo a:

Asimismo, las comunicaciones comerciales enviadas por correo electrónico podrán contener mecanismos para solicitar su cancelación o desuscripción.

Los titulares deberán proporcionar información verdadera, actualizada y, cuando corresponda, completa.

Los usuarios que introduzcan información perteneciente a terceros son responsables de contar con las facultades necesarias para hacerlo.

R5 podrá adoptar medidas para prevenir suplantaciones de identidad, información fraudulenta, manipulación de evaluaciones o utilización ilícita de sus sistemas.

Los servicios de R5 están dirigidos principalmente a personas mayores de edad, empresas, organizaciones y usuarios profesionales.

R5 no busca recabar intencionalmente información de menores de edad sin la intervención o autorización legalmente correspondiente.

Cuando un cliente pretenda utilizar alguno de los servicios de R5 respecto de menores de edad, será responsabilidad del cliente verificar previamente la legalidad del tratamiento y obtener las autorizaciones que resulten necesarias.

En caso de presentarse una vulneración de seguridad que afecte de forma significativa los derechos patrimoniales o morales de los titulares, R5 adoptará las acciones razonables necesarias para atenderla y realizará las comunicaciones que resulten exigibles conforme a la legislación aplicable.

R5 podrá modificar el presente Aviso de Privacidad como consecuencia de:

• Cambios legislativos o regulatorios.
• Nuevas funcionalidades.
• Cambios tecnológicos.
• Nuevos productos o servicios.
• Modificaciones en las prácticas de tratamiento de información.
• Cambios en proveedores tecnológicos.
• Requerimientos de seguridad.

La versión vigente estará disponible mediante los sitios o plataformas oficiales de R5.

Cuando los cambios impliquen nuevas finalidades que legalmente requieran nuevamente el consentimiento del titular, éste será solicitado conforme resulte aplicable.

Para cualquier solicitud, duda o comentario relacionado con privacidad y protección de datos personales, el titular podrá comunicarse mediante:

Responsable

Romin Five

Nombre comercial

Romin Five / R5

Correo electrónico

contacto@rominfive.ai

Sitio web

www.rominfive.ai

El tratamiento de datos personales se realizará de acuerdo con las bases jurídicas y mecanismos de consentimiento que resulten aplicables conforme a la legislación mexicana.

Cuando sea necesario obtener consentimiento expreso o un consentimiento específico para determinadas operaciones de tratamiento, R5 implementará los mecanismos correspondientes.

El uso de los servicios de R5 no deberá interpretarse como autorización ilimitada para utilizar datos personales para finalidades distintas de las informadas en este Aviso de Privacidad.